Nové, nečakané pracovné povinnosti, ktoré sa na vás valia zo všetkých strán, si za ostatný mesiac vzali za obeť vaše obedné pauzy. I napriek tomu vám však zostala hŕba nezodpovedaných e-mailov a vy premýšľate, či zostať v práci dlhšie len o hodinu, alebo radšej rovno o dve. A k tomu sa rýchlosťou svetla približuje „deadline,“ kvôli ktorému vám práve padli aj plány na víkend.
Snažíte sa, pracujete čo vám sily stačia, no akosi sa vám stále nedarí dostať veci pod kontrolu. Vaša zaneprázdnenosť a dosiahnutie všetkého, čo ste si v práci vytýčili za cieľ, nemusia byť totiž vždy v priamej úmere.
Umenie pracovnej optimalizácie – ako robiť menej a dosiahnuť viac - zahŕňa rozmanité triky, finty a nástroje, ktoré vám pomôžu dostať sa z tohto bludného kruhu von. Priamo zefektívniť pracovný proces ide viacerými spôsobmi. Začnite tým, že naň budete nazerať z nadhľadu, ako na systém, ktorý sa dá „hacknúť“.
1. Zreteľné priority
Bez plánu to nepôjde. Márniť čas bezvýznamnou činnosťou je prepychom, ktorý si nemôžete dovoliť, najmä ak máte následne zistiť, že na vás čaká čosi oveľa naliehavejšie. Venujte radšej dostatok priestoru ujasneniu si priorít, vytvorte si denný plán a držte sa ho. Zároveň však zostaňte dostatočne flexibilní a ak je to potrebné, priority zmeňte. Splnenú úlohu vždy vyškrtnite – má to blahodarný účinok na psychiku.
2. Realistické ciele
Mnoho frustrácie pramení z technickej i časovej náročnosti pracovných cieľov. Musíte si ich určiť tak, aby boli vo vašich silách a pritom sa nestrácala motivácia, či priestor na rozvoj. Ak to preženiete, ocitnete sa pod zbytočným tlakom a možno aj odradení myšlienkami o predurčenom neúspechu.
3. Umlčte notifikácie
Najčastejším rozptýlením koncentrácie sú cinknutia smartfónu, oznamujúce prijaté správy, aktuality z feedov a novinky zo sociálnych sietí. Ich vypnutie počas pracovného času je základným krokom k splneniu termínov, zvýšeným prémiám a dožitiu sa v zdraví dôchodkového veku. Tu buďte vždy nekompromisní!
4. Ráno je produktívnejšie ako večer
A pravdepodobne aj zvyšok dňa. Vstaňte preto skoro, doprajte si tichú chvíľu len pre seba a následne zužitkujte nadobudnutú energiu na tie najnáročnejšie pracovné úlohy. Vaše telo, myseľ aj vôľa sú ráno v najlepšej kondícii a bolo by škoda premrhať to čítaním emailov. Oveľa vhodnejšie je venovať sa kreatívnej činnosti, alebo styku s klientmi.
5. Zabudnite na „multitasking“
Zakorenený mýtus o tom, že schopnosť práce na viacerých veciach naraz sa má vyhľadávať a podporovať, prináša viac škody, ako osohu. Zmena pozornosti a dosiahnutie optimálneho sústredenia sa na novú úlohu trvá okolo 20 minút. Pričasté striedanie úloh tak môže znamenať nižšiu kvalitu, viac chýb a stresu pracovníka, teda vás.
6. Buďte pánmi svojho času
Lepší nápad je rozdeliť si denný plán do časových úsekov a počas každého z nich sa venovať len jednej pracovnej záležitosti. Neprerušované a oveľa hlbšie sústredenie sa prinesie svoje ovocie v podobe lepšej kontroly a plynulejšieho napredovania. A aby ste sa náhodou nezabudli, nastavte si časovač.
7. Prechodné fázy
Nemenej dôležité sú aj prechodné fázy medzi jednotlivými etapami vášho pracovného dňa. Už spomínané formálne vyčiarknutie zo zoznamu úloh vám pomôže uzavrieť jeden myšlienkový pochod a posunúť sa k nasledujúcemu. Pri menších záležitostiach stačí krátka pauza a zopár hlbokých nádychov. Pri väčších projektoch, ako i na začiatku či na konci dňa, dobre padne teplý nápoj, alebo čerstvý vzduch.
8. Požiadajte o pomoc
Keď čelíte ťažkostiam, bezradne tápate a neviete sa pohnúť z miesta, poproste o radu. Pýtať sa nie je hanba a najhoršie otázky sú tie, na ktoré sa nikto nespýtal. Vaši ústretoví kolegovia sa budú cítiť polichotení, že sa obraciate práve na nich a nikdy neviete, či vaša otázka nepomôže aj ostatným. V najlepšom prípade vyvoláte spontánny kreatívny brainstorming.
9. Využite vaše podvedomie
Produktivita sa vo veľkej miere odvíja aj od vašich podvedomých postojov k nej. Plánovanie a optimalizačné triky sa vám podarí ľahšie uskutočniť, keď budete v prvom rade sami presvedčení, že ich naozaj chcete. Prospešná tu môže byť jednoduchá vizualizačná technika - večer, pri zaspávaní, sa vcíťte do stavu maximálnej kreatívnej produktivity. A aj hneď ráno si na pár minút predstavte, ako dosahujete všetko, čo ste si predsavzali. Po pár týždňoch sa začnú diať divy.
10. Fyzická aktivita
Frázu, že pohyb prospieva zdraviu v mnohých ohľadoch netreba opakovať. No vedeli ste, že môže tiež prehĺbiť pozornosť a schopnosť sústrediť sa? Postačí pritom krátka intenzívna aktivita, ako vybehnutie po schodoch, rýchly šport na stacionárnom bicykli, či zopár zhybov na hrazde. Sprievodným javom býva zlepšená nálada, striedajúca ustupujúcu únavu a prejde vás aj chuť na burger s hranolkami.
11. Mozgové palivo
Hlavným zdrojom energie pre váš mozog je cukor (glukóza), a preto by ste mu mali zabezpečiť jeho dostatočný prísun. Našťastie to neznamená nadmernú konzumáciu sladkostí. Dostatok glukózy si vaše telo dokáže vyrobiť samo aj zo zeleniny, ovocia, orechov i ľahkých mliečnych výrobkov. Aj striedma diéta vám zaručí optimálne fungovanie, len dbajte na to, aby ste kvôli práci nehladovali. Je to kontraproduktívne.
12. (Samozrejme) dobrý spánok
I pri záplave čoraz dokonalejších stimulantov a nových relaxačných techník zostáva stále najspoľahlivejšou metódou regenerácie spánok. Pre vyšší výkon, lepšiu náladu a optimizmus v nasledujúci deň je vhodné spať 7-8 hodín. Pred spaním sa vyhnite ťažkým jedlám a modrastej žiare displejov (blue light).
Veľa pracovať a nevidieť výsledky je deprimujúce. Výkonnosť, stúpajúca úmerne so snahou, je vyčerpávajúca a typická len pre určité zamestnania. Výzvou zostáva nájsť primeranú rovnováhu – venovať čo najviac času, stráveného prácou, kreatívnym činnostiam, automatizovať rutinné úlohy a súčasne akcelerovať produktivitu.
